您好,欢迎访问佛山市百益软件有限公司官网

4008-929-962

让ERP系统操作少走冤枉路

发布时间:2018-09-23 

人不为己、天诛地灭。这虽然是一种被众人所批判的处世态度。但是在现实工作中,确是普遍存在的。举一个简单的例子,在ERP项目实施过程中,用户为了自己的利益,不会主动将自己的项目经验传授给其他人。这就导致,师傅带领徒弟,一代不如一代。

  为了避免这种情况,在企业内部,应该创建一个经验共享的学习氛围。经验独享,可以让企业重复的交学费。通过这篇文章让企业用户认识到经验共享的重要性。在日后的工作中,不再为同一错误重复的交学费。

  一、相关经验教训要以书面的形式固化下来。
  失败是成功之母。其实这句话并不准确。如果失败了,没有进行相关的总结,那么结果仍然是失败。只有失败之后,进行了总结,并采取了相关的预防措施。才能够在下一次遇到类似情况时,转败为胜。
  在ERP项目过程中(包括前期的项目实施和后期的使用),难免会碰到一些障碍与问题。对于这些内容,项目管理员应该进行不断的总结。将这些内容(包括问题出现的背景、解决思路的分析、对应的预防措施)等等都详细的记录下来。这里需要注意,通常情况下用户并不会主动的去总结。或者说他们会将这种情况记录在自己的笔记本上,但是并不会共享出来。等到其离职,下一个新人来接替其工作时,就可能会在同一个问题上载跟斗。
  所以建议,项目管理员每解决一个问题,虽然这个问题是用户自己所造成的,如没有按规范操作。仍然需要将这个经验教训一五一十的记录下来。因为谁也不能够保障,换一个用户来操作时,不会发生类似的问题。项目管理员在后续的培训过程中,可以根据这些资料对用户进行后续的培训。

  二、在系统中要采取预防措施,防止错误重复发生。
  在系统后续使用过程中,出现了问题并不可怕。亡羊补牢、为时未晚。可拍的是,问题出现并解决了,但是用户并没有吸取教训,下次遇到类似情况时,仍然在同一个地方犯错误,那就是不可饶恕了。
  举一个简单的例子。有一家客户,对于采购订单的价格变更有严格的限制。通常情况下,只有经过财务总监同意之后,才能够对已经下发的采购订单更改价格。企业在ERP使用过程中,刚开始的时候没有进行严格的控制。采购员自己可以撤销已经审核的订单,并更改采购订单的价格。发现了这个漏洞之后,项目管理员也对采购员进行了相关的培训,强调这个流程。可惜的是,项目管理员没有在系统中进行相关的设置。刚开始用户还算配合。可是几个月过去之后,用户又犯了老毛病。遇到需要更改采购订单价格时,私自撤销采购订单并进行更改。后来被公司的审计部门发现之后,包括项目管理员在内,都受到了比较严重的处罚。因为这涉及到了舞弊。
  为此建议,如果遇到类似的情况,不仅仅需要解决当前的问题。而且需要考虑,如果以后再次发生这种情况时,系统中是否有对应的预防措施。如可以通过权限设置,规定更改已经审核的采购订单的价格,必须要有特定人员的授权。通过系统的工作流或者数据库的触发器,是比较容易实现这个需求的。
  在此再强调一下。在ERP使用过程中,出现问题并不可怕。只需要将问题解决了,就可以了。但是做到这一步还不够。项目管理员需要考虑,在系统中如何针对这种情况采取对应的预防措施,以避免下次遇到类似情况时不会再犯同样的错误。

 三、对于重大的经验教训,要有持续跟踪的过程。
  在项目实施过程中,对于一些常见的错误,如上面提到的由于价格更改需要撤销采购订单的情况、采购订单数量小于实际收货数量的情况、订单之间挪用原材料的情况等等,在ERP系统中都会有对应的解决方案。那么这些解决方案会一直有效吗?这并不一定。随着企业管理方式的变化,原先有效的解决方案在后续可能会变得并不合理,甚至失效。所以对于一些重大的经验教训,要有一个持续跟踪的过程。具体的说,需要注意如下几个方面的内容。
  一是需要注意,是否还有必要采取这个预防措施?有时候,随着企业管理模式的变化,某些问题可能会不再存在。如企业原先的生产模式是接单生产。此时对于订单之间的挪料情况就要进行严格控制。但是一段时间之后,企业的生产模式发生了改变,主要是按计划来生产。此时计划之间挪料的情况就会变得非常的普遍。此时如果进行挪料之间的控制,就显得画蛇添足了。就需要将原先的预防措施作废掉。
  二是需要注意,随着精细化管理的深入,对于某些细节问题需要进一步深化。如对于采购订单价格的管理。只要采购价格低于公司规定的标准价格,那么就允许采购用户进行更改。但是,如果采购价格高与公司规定的标准价格,则需要有一系列的审批程序。如需要考虑是临时性更改(这次采购由于交期等特殊原因允许其调价,后续采购仍然受这个标准价格的限制)还是永久性调价(需要调整系统的标准价格)。为了实现精细化的管理,在后续需要在系统中实现类似的控制。原先的粗放式管理方案也就可能不再适用。

 四、悬赏收集用户的经验教训。
  上面谈到过,用户的心态是自私的。通常情况下,其不会主动分享其工作经验。作为项目管理员,应该在企业中创建一个知识共享的氛围。如可以通过一些激励措施,刺激用户分享自己的工作经验。对此有如下几个建立。
  一是设置奖项,来收集用户的经验教训。如可以每个季度或者每半年,来一个征文比赛。让用户谈谈自己在ERP系统使用过程中遇到的问题或者相关的心得。然后企业管理者或者项目管理员对文章进行评比。获奖的用户会有一定的奖励。如此的话,即可以提高员工的积极性,还可以收集用户在使用过程中的心得。为后续系统的优化、员工的培训提供很好的素材。
  二是不定期的开总结会议。通常情况下,企业系统刚上线时,要每个星期开一个碰头会,谈谈在系统过程中遇到的问题。等到磨合时间过后,企业可以每个月或者每个季度开一个讨论会,来总结前一段时间系统使用过程中遇到的问题。项目管理员需要创造这么一个环境,让各个部门的关键用户能够畅所欲言。在这个环境中,项目管理员可以收集到一些可用的信息。当然对于这信息需要进行过滤,选择一些有代表性的内容进行书面化存档。作为后续系统优化与员工培训的资料。
 三是要与一线操作员进行沟通。认为在收集经验教训时,不能够围绕那些部门经理打转。因为他们使用系统的几率并不是很高,真正的经验教训还是来自与系统操作的一线用户。笔者在企业中做项目管理员时,会时常与一线的操作员讨论系统的使用情况。如会定期的发送调查表给一线操作用户,如会利用中午吃饭的时候跟用户讨论系统的使用情况等等。
百益让管理更简单,更安全,更有价值